Démarches pour l’occupant entrant

Lors de l’emménagement, l’occupant qui entre dans le logement doit s’assurer de :

1. Disposer d’un contrat énergétique actif à sa nouvelle adresse.

A cet effet, il peut au choix :

2. Vérifier l’état de ses compteurs

Quand on emménage, il est essentiel de vérifier le statut ouvert ou fermé des compteurs afin d’éviter les situations de consommation hors contrat.

Selon les circonstances et les choix de l’occupant sortant, les compteurs sont soit :

  • ouverts (s’ils ne portent pas de scellés)
    L’occupant peut consommer l’énergie normalement s’il a vérifié au préalable que son contrat de fourniture était bien valide et actif. Il doit également avoir transmis à son fournisseur les codes EAN et les index d’entrée des compteurs de gaz et d’électricité.
  • fermés (s’ils portent des scellés)
    • Si les scellés sont apparents et intacts, l’occupant doit respecter scrupuleusement la procédure d’ouverture des compteurs (expliquée ci-dessous).
    • Si les scellés sont brisés, l’occupant doit immédiatement prévenir SIBELGA et expliquer la situation.

Comment reconnaître un compteur fermé et scellé ?
Un compteur fermé porte obligatoirement des scellés. Un scellé est un fil de fer dont les extrémités sont assemblées par une plaquette de fer poinçonnée sur laquelle est gravée la date de la mise sous scellés. Exemple : ici.

Si les compteurs sont ouverts

En règle générale, l’occupant entrant dans son logement doit ouvrir la consommation en transmettant ses index. Pour ce faire, il doit :

1. Réaliser un relevé contradictoire des index d’entrée des compteurs.

Cette opération consiste à noter les index de consommation en présence de l’occupant précédant, du bailleur ou du gestionnaire de logement. Pour plus de facilité, il est recommandé d’effectuer le relevé contradictoire le jour où l’occupant entrant reçoit les clés de son nouveau logement.

En cas d’impossibilité de réaliser un relevé contradictoire :
Si le relevé contradictoire ne peut pas être établi, le fournisseur peut proposer de transmettre les index par téléphone ou au moyen d’une photo datée, d’un document explicatif et d’une signature.
Cette solution est à envisager en dernier recours car en cas de litige, seuls les formulaires de reprise des énergies (formulaires In et Out) ont une valeur juridique. Notons qu’à défaut de ces formulaires, une trace écrite est préférable à une transmission orale des index.

2. Reporter ce relevé par écrit, à l’aide du document de reprise des énergies (anciennement formulaire d’émménagement IN)

Ce formulaire doit être dûment complété et signé par les parties (l’occupant entrant et l’occupant sortant, le propriétaire ou l’expert.).

Si l’occupant ne peut utiliser le formulaire prévu (faute d’accès à internet, impossibilité de télécharger le document, etc.), il peut envoyer ce relevé contradictoire par courrier, par fax ou par mail, tout en étant attentif à bien conserver une copie écrite de cet envoi.

Conserver une copie du relevé contradictoire d’index
Il important d’éviter de transmettre le relevé d’index oralement par téléphone. Il est préférable de privilégier un mode de transmission par écrit et de conserver une copie du relevé contradictoire d’index (document de reprise des énergies, courrier, fax ou encore d’un mail).

En effet, de nombreux litiges rencontrés par les usagers concernent les relevés d’index. La résolution de ces litiges est beaucoup plus complexe lorsqu’il n’existe aucune trace écrite des relevés. Par ailleurs, le litige peut se présenter parfois plusieurs années après le déménagement. Il faut donc conserver ces pièces précieusement.

3. Envoyer et transmettre ce formulaire au fournisseur commercial

Le fournisseur concerné est celui du nouveau logement.

4. Réceptionner les premières factures de consommation

En principe, dès le mois suivant l’emménagement, l’occupant devrait recevoir ses premières factures d’énergie. Il doit :

  • s’alarmer assez vite s’il ne reçoit pas de factures dans le mois, voire les trois premiers mois, de son emménagement.
    Dans ce cas, il faut contacter le fournisseur au plus tôt afin d’éviter les frais de rappel ou de mise en demeure, si les factures arrivent à une autre adresse.
  • comparer les index.
    Il est important de comparer les index reportés dans le document de reprise des énergies (ou dans la lettre, le fax, le mail envoyé au fournisseur à défaut du formulaire) avec les index mentionnés dans la première facture de régularisation reçue afin de vérifier qu’ils correspondent.

Si les compteurs sont fermés

L’occupant entrant qui trouve ses compteurs fermés et scellés doit suivre scrupuleusement la procédure telle que décrite ci-dessous. L’occupant :

1. Doit impérativement éviter de toucher aux scellés

En effet, seuls les techniciens de SIBELGA sont habilités à enlever les scellés des compteurs.

Si l’occupant brise les scellés lui-même, il va au-devant de lourds problèmes.

2. Doit s’assurer, avant de prendre un rendez-vous auprès de SIBELGA :

  • de disposer d’un contrat valide et actif auprès d’un fournisseur d’énergie.
  • d’avoir à portée de main son numéro de compteur et/ou le code EAN.

Codes EAN inconnus :
Si la personne ne connaît pas ses codes EAN (ni le locataire sortant, ni le propriétaire n’ont pu la renseigner), elle peut prendre contact avec l’Accueil Clientèle de SIBELGA par téléphone (au 02/549.41.00) en mentionnant le numéro de compteur qui alimente le logement pour retrouver les codes EAN correspondants.

  • de vérifier l’état de l’installation et des compteurs.
    S’il s’agit d’une nouvelle installation ou d’un nouveau compteur, celui-ci doit être contrôlé au préalable par un installateur agréé qui doit fournir un certificat de conformité. Il faut être attentif à bien détenir ces certificat avant d’appeler SIBELGA car sans eux, le technicien ne pourra pas ouvrir les compteurs (et devra facturer des frais relatifs à une seconde visite).

3. Doit prendre rendez-vous auprès de SIBELGA dans les plus brefs délais

Il faut contacter par téléphone le service Accueil Clientèle de SIBELGA pour adresser la demande d’ouverture d’un ou des compteurs. Veillez à préparer les informations demandées ci-dessus (code EAN et numéro de compteurs).SIBELGA ouvre alors un dossier dont il communique le numéro à la personne. Si le contrat de fourniture de l’occupant entrant est bien enregistré, un rendez-vous est fixé. Il faut compter un délai de minimum 2 à 3 jours avant que SIBELGA puisse envoyer un technicien.

Ne pas tarder à lancer la procédure
Les délais de rendez-vous auprès de SIBELGA peuvent prendre au minimum 3 jours ouvrables si le planning n’est pas trop chargé voire une semaine en cas de forte demande. C’est pour cela qu’il est conseillé de contacter SIBELGA dès que la date définitive de l’emménagement est connue.

4. Peut consulter le « Planophone » de SIBELGA

La veille du rendez-vous, à partir de 14 heures, l’occupant peut contacter le « Planophone » (en téléphonant au 0800/944.88) afin de connaître l’heure de passage du technicien.

Frais d’ouverture d’un ou plusieurs compteurs
L’ouverture d’un compteur coûte 78,65 EUR (incl. 21% TVA). Ce prix est également d’application pour plusieurs compteurs sous certaines conditions:

– les autres compteurs doivent avoir pour destination le même appartement.
Si l’ouverture porte sur plusieurs compteurs destinés à plusieurs appartements, une facture sera émise pour chaque appartement.

– l’ouverture de plusieurs compteurs doit avoir lieu le même jour.
Si le technicien doit repasser ouvrir un autre compteur pour le même appartement, les frais d’ouverture seront à nouveau facturés. Les frais de déplacement de cette seconde visite seront également à charge de l‘occupant.

L’ouverture du ou des compteurs n’est pas facturée directement à l’occupant par SIBELGA. SIBELGA facture les frais de procédures au fournisseur qui répercute les coûts sur l’occupant. La facturation de la procédure d’ouverture des compteurs est donc reprise dans la première facture envoyée par le fournisseur d’énergie.

Check-list des démarches à accomplir

Vous trouverez dans la fiche pratique ci-dessous, une liste récapitulative des démarches à accomplir lors d’un déménagement.

Fiche_pratique_demenagement_7