Démarches pour l’occupant sortant

Publié le: 07/06/2016 - Mis à jour le : 16/08/2016

Lors de son déménagement, l’occupant qui quitte un logement doit s’assurer d’avoir rempli toutes les conditions suivantes:

  1. disposer d’un contrat énergétique valide et actif à sa nouvelle adresse
    L’occupant sortant a le choix entre deux possibilités :
  1. clôturer la consommation du logement qu’il quitte
    L’occupant sortant doit impérativement clôturer la consommation à son ancien logement. En fonction des circonstancesil peut décider :
    • de laisser ses compteurs ouverts (voir ci-dessous) uniquement s’il a transmis ses index de sortie.L’occupant choisit cette option uniquement dans le cas où il a pu transmettre à son fournisseur le relevé contradictoire des index signé par lui-même et un tiers (soit l’occupant entrant, soit le propriétaire, soit un expert réalisant l’état des lieux).
    • de demander une fermeture des compteurs (voir ci-dessous) uniquement si le relevé contradictoire des index n’a pas pu être réalisé. L’occupant opte pour cette option uniquement dans le cas où il n’a pas pu transmettre à son fournisseur le relevé contradictoire des index de sortie (absence du bailleur, du locataire entrant ou de l’expert).

Eviter dans la mesure du possible de fermer les compteurs
La fermeture des compteurs est à éviter dans la mesure du possible car, si elle est gratuite pour l’occupant sortant, l’ensemble des coûts et de la procédure seront à charge du prochain occupant.

Laisser les compteurs ouverts

En règle générale, l’occupant quittant son logement clôture sa consommation en transmettant ses index. Pour ce faire il doit :

1. Réaliser un relevé contradictoire des index de sorte des compteurs

Cette opération consiste à noter les index de consommation en présence de l’occupant suivant, du bailleur ou d’un expert réalisant l’état des lieux. Pour plus de facilité, il est recommandé d’effectuer le relevé contradictoire lors de l’état des lieux de sortie de l’occupant.

En cas d’impossibilité de réaliser un relevé contradictoire :
Si le relevé contradictoire ne peut pas être établi, le fournisseur peut proposer de transmettre les index par téléphone ou au moyen d’une photo datée, d’un document explicatif et d’une signature (veillez à conserver une copie des documents envoyés).

Cette solution est toutefois à déconseiller car en cas de litige, seuls les formulaires de reprises d’énergie (In et Out) ont une valeur juridique. Il est donc recommandé de procéder à la fermeture des compteurs si le relevé contradictoire ne peut pas être réalisé.

2. Reporter ce relevé par écrit, à l’aide du document de reprise des énergies

Ce document doit être dûment complété et signé par les parties (l’occupant sortant et un tiers : propriétaire, expert, occupant entrant).

Si l’occupant ne peut utiliser le formulaire prévu (faute d’accès à internet, impossibilité de télécharger le document, etc.), il peut demander au fournisseur de recevoir ce formulaire par courrier, par fax ou par mail.

Conserver une copie du relevé contradictoire d’index
Il important d’éviter de transmettre le relevé d’index oralement par téléphone. Il est préférable de privilégier un mode de transmission par écrit et de conserver une copie de ce relevé contradictoire d’index, qu’il s’agisse du document de reprise des énergies, d’un courrier, d’un fax ou encore d’un mail.

En effet, de nombreux litiges rencontrés par les usagers concernent les relevés d’index. La résolution de ces litiges est beaucoup plus complexe lorsqu’il n’existe aucune trace écrite de ces relevés d’index. Par ailleurs, le litige peut se présenter parfois plusieurs années après le déménagement. Il faut donc conserver ces pièces précieusement.

3. Envoyer et transmettre ce formulaire au fournisseur commercial.

Le fournisseur concerné est celui auprès duquel l‘occupant a signé et conclu le contrat courant pour le logement qu’il quitte.

4. Réceptionner la facture de clôture

Lorsque le fournisseur reçoit le relevé contradictoire des index de sortie, il émet une facture de clôture de la consommation.

L’occupant sortant doit être attentif aux points suivants :

  • s’assurer qu’il a bien reçu la facture de clôture
    La personne peut demander que cette facture lui parvienne à sa nouvelle adresse, si elle la mentionne à son fournisseur. Par défaut, cette facture est envoyée au « domicile connu » c’est-à-dire le logement quitté.
  • comparer les index
    Il est important de comparer les index de sortie reportés dans le document de reprise des énergies (ou dans la lettre, le fax, le mail envoyé au fournisseur à défaut du formulaire) avec les index mentionnés sur la facture de clôture afin de vérifier qu’ils correspondent et éviter des erreurs.

Fermer les compteurs

En règle générale, l’occupant quittant son logement clôture sa consommation en transmettant ses index. S’il lui est impossible de réaliser le relevé contradictoire, l’occupant doit demander à SIBELGA la fermeture de ses compteurs de gaz et d’électricité.

Procédure obligatoire si la réalisation du relevé contradictoire est impossible.
Si le relevé contradictoire des index est impossible, il est vivement conseillé de demander la fermeture des compteurs afin d’éviter de lourdes complications par la suite (lien vers consommation hors contrats).

Pour fermer ses compteurs (opération gratuite), l’occupant :

1. Doit prendre rendez-vous auprès de SIBELGA dans les plus brefs délais

En principe, la procédure est assez rapide mais les délais peuvent varier selon les périodes de l’année et le nombre de demandes. En temps normal, il faut compter deux à trois jours ouvrables entre la prise de rendez-vous auprès de SIBELGA et le passage de leur technicien.

2. Peut consulter le « Planophone » de SIBELGA

La veille du rendez-vous, à partir de 14 heures, l’occupant peut contacter le « Planophone » (en téléphonant au 0800/944.88) afin de connaître l’heure de passage du technicien.

3. Doit s’assurer d’être présent sur place au moment du rendez-vous

S’il ne peut être présent, l’occupant a le loisir de faire signer une procuration à un proche qui le représentera lors du passage du technicien.

4. Doit s’assurer que les compteurs sont bien accessibles (pas de meubles encombrant l’accès)

Une fois sur place, le technicien de SIBELGA relève les index des compteurs avant de procéder à leur fermeture et à la mise sous scellés. Il n’est donc pas obligatoire de relever préalablement les index et de les communiquer au fournisseur. Par contre, il est conseillé de prendre note des index, de demander une validation par la signature du technicien de SIBELGA et de garder une trace écrite du document.

Accessibilité des compteurs :
Il est important de respecter cette obligation d’accès aux compteurs, c’est-à-dire déplacement de meubles, d’immondices en empêchant l’accès. L’obligation d’accessibilité est double. D’une part, il est de l’obligation du propriétaire de donner accès à la pièce où sont situés les compteurs (local accessible, clé, etc.). D’autre part, l’occupant a l’obligation de garantir le libre accès aux compteurs de l’immeuble et/ou du logement.

Au cas où la fermeture des compteurs n’a pu être réalisée
Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

– l’occupant est absent et n’a pas pu prévenir SIBELGA. Celui-ci peut convenir d’un autre rendez-vous avec SIBELGA mais les frais de déplacement du technicien lui seront réclamés.

– l’occupant a un contretemps mais a pu prévenir SIBELGA au plus tard la veille du rendez-vous et convenir d’un autre moment, il ne devra pas s’acquitter des frais de déplacement.

Check-list des démarches à accomplir

Vous trouverez dans la fiche pratique ci-dessous, une liste récapitulative des démarches à accomplir lors d’un déménagement.

Fiche_pratique_demenagement_7