Calcul du décompte de charges

Clé de répartition ou instruments de mesure

Le décompte de charges informe chaque occupant de la part qu’il doit personnellement couvrir sur la totalité des frais relatifs aux installations collectives de l’immeuble. La part qui revient à chaque occupant peut être calculée selon deux modalités :

  • Si le logement est équipé d’instruments de mesure de l’utilisation du chauffage et/ou de l’eau (chaude et/ou froide), les données relevées permettent de calculer la part de consommation personnelle de chaque occupant.
  • Si le logement est dépourvu d’instruments de mesure, les frais sont répartis entre les occupants selon une clé de répartition propre à chaque immeuble.

Contacter le propriétaire pour lui demander d’installer des appareils de mesure
En l’absence d’instruments de mesure, il est conseillé de contacter le propriétaire et de lui demander d’en installer. Ils permettent une répartition plus juste des charges entre les différents occupants, en tenant compte de leurs habitudes de consommation personnelle.

Frais fixes et frais variables

CalculetteMême lorsque les logements disposent d’instruments de mesure, la contribution des occupants est rarement totalement proportionnelle à leur consommation individuelle. En effet, les décomptes de charges basés sur des relevés de consommation distinguent souvent une proportion de frais fixes (non proportionnels à la consommation personnelle) et de frais variables (proportionnels).

Les frais fixes permettent de couvrir la part des consommations globales de l’immeuble qui ne dépend pas directement des consommations personnelles de chaque occupant (déperdition d’énergie, fuites, différences d’ensoleillement, etc.). Ils représentent un pourcentage des frais totaux et sont répartis entre les occupants, soit en les divisant simplement par le nombre de logements, soit plus précisément en fonction d’une clé de répartition établie entre les différents logements de l’immeuble.

Les frais variables sont répartis au prorata de la consommation personnelle des occupants.

La proportion entre frais fixes et frais variables dépend du type de logement :

  • pour les logements sociaux, cette proportion est fixée par la loi1 à raison de 20% de frais fixes et 80% de frais variables.
  • pour les copropriétés, la répartition entre frais fixes et frais variables est déterminée librement par l’assemblée générale des copropriétaires et figure dans les statuts (acte de base ou règlement de copropriété).
  • pour les propriétés uniques, cette proportion est laissée à l’appréciation du propriétaire ; de telle sorte que parfois il n’y aura pas de frais fixes, parfois la proportion sera de 10% de frais fixes et 90% de frais variables, parfois de 40% de frais fixes et 60% de frais variables, etc.

[1] Art 29 §2 2°, A. Gouv. Rég. Brux-Cap. du 26 septembre 1996

Répartition entre frais de chauffage et d'eau chaude

Pour produire de l’eau chaude, il faut de l’eau froide et une source d’énergie pour son réchauffement.

Lorsque l’eau chaude sanitaire est produite par une installation collective pour l’ensemble de l’immeuble, ce poste figurera dans le décompte des charges et sera distinct des postes eau froide et chauffage.

Certains immeubles disposent de deux chaudières distinctes, l’une pour le chauffage et l’autre pour la production d’eau chaude. Mais c’est loin d’être toujours le cas et, bien souvent, la même chaudière sert à chauffer les logements et à produire l’eau chaude.

Pour distinguer la part d’énergie utilisée pour le chauffage d’une part et pour la production d’eau chaude d’autre part, on relève le nombre d’hectolitres d’eau chaude consommés au cours de l’année pour l’ensemble de l’immeuble. On considère qu’il faut 2 m3 de gaz ou 1,77 l de mazout pour chauffer un hectolitre d’eau. On multiplie le nombre d’hectolitres d’eau chaude consommés par 2 m3 ou 1,77 l pour calculer la quantité de gaz ou de mazout qui a été utilisée pour chauffer l’eau. Il est alors possible de distinguer la part de la facture d’énergie qui concerne le chauffage et celle qui concerne la production d’eau chaude.

n Hl d’eau chaude x 1,77 = n litres de mazout utilisés pour la chauffe de l’eau
n l de mazout x prix d’un l de mazout = coût de chauffe de l’eau

n Hl d’eau chaude x 2 = m³ de gaz utilisés pour la chauffe de l’eau
n m³ de gaz x prix d’un m³ de gaz = coût de chauffe de l’eau

Montant total de la facture de combustible – coût de
chauffe de l’eau = coût du chauffage

Le décompte de charges précisera, pour chaque occupant, en fonction du relevé de son compteur de passage d’eau chaude :

  • La quantité d’eau froide (chauffée) qu’il a consommée, le prix de l’hectolitre ou du m3 d’eau, ainsi que le coût total de l’eau (chaude) consommée au cours de l’année. Le prix par tranche sera mentionné et pris en compte dans le calcul si ces données ont été transmises par le gestionnaire du logement à la société de relevé.
  • La part des frais de combustibles consacrés à la production d’eau chaude qui lui revient.

L’eau chaude est de l’eau froide chauffée
Quand on analyse un décompte de charges, il est important de garder à l’esprit que l’eau chaude est en fait de l’eau froide qui a été chauffée. En fonction du type d’installation présente dans le logement, le coût de l’eau froide qui a été chauffée peut être répercuté dans le décompte de charges.

Spécificités liées au type de logement

A chaque type de logement correspond certaines spécificités dont :

  • Le gestionnaire du logement
  • Les modalités de paiement des charges
  • La base de notification des clés de répartition des charges
  • La proportion entre frais fixes et frais variables

Ces différents aspects peuvent jouer un rôle important lors de l’élaboration du décompte de charges. Il est donc essentiel de connaître les spécificités liées au logement occupé.

Fact_Tableau_synthetique_specificites_type_logement_3

Exemple concret

Récapitulatif de la procédure :

Fact_Procedure_elaboration_decompte_charges_3

Considérons un logement social de 71 logements.

La facture totale de gaz s’élève à 57 804,25 € pour un an

1. Distinguer frais de chauffe de l’eau et frais de chauffage

Dans ce logement, la consommation totale d’eau chaude pour l’immeuble est de 7559 Hl .
On considère qu’il faut 2 m³ de gaz pour chauffer un Hl d’eau.

7559 Hl X 2 m³ = 15 118, 03 m³ de gaz nécessaires pour chauffer l’eau

Nous prenons comme prix de référence 0,45 €/m³.

15 118, 03 m³ X 0,45€ = 6803,11 €

Les frais totaux de chauffe de l’eau s’élèvent donc à 6803,11 €
Les frais totaux de chauffage s’élèvent donc à : 57 804,25 € – 6803,11 € = 51.001,14 €

2. Frais de chauffage

La facture de gaz pour le chauffage s’élève donc à 51.001,14 € pour un an.

Le relevé annuel des instruments de mesure montre que 507.268 unités ont été consommées au total dans l’immeuble au cours de cette même année.

Dans les sociétés de logements sociaux, la répartition entre frais fixes et frais variables est fixée à 20% de frais fixes et 80% de frais variables (lien). Dans cet exemple :

51.001,14 X 20% = 10.200,228 € de frais fixes,

51.001,14 X 80% = 40.800,912 € de frais variables.

Dans cette société de logements sociaux, on répartit les frais fixes en les divisant simplement par le nombre de logements :

10.200 € / 71 logements = 143,66 € de frais fixes par logement.

Pour connaitre le montant des frais variables assumés par l’occupant, il nous faut calculer le prix d’une unité de chauffage.Pour calculer le prix unitaire, on divise le montant des frais variables par le nombre total d’unités consommées dans l’immeuble :

40.800,912 € de frais variables / 507.268 unités = 0,08043 €/unité.

Si le relevé des instruments de mesure établit que l’occupant d’un logement a consommé 14.653 unités au cours de l’année, la part de frais variables qu’il va devoir supporter est de :

14.653 unités X 0,08043 €/unité = 1.178,54 €

Le décompte de charges indique qu’il devra payer pour le chauffage :

143,66 € de frais fixes + 1.178,54 € de frais variables = 1.322,20 €

On comparera cette somme au montant qu’il a déjà versé en provisions. Soit ce montant est supérieur et il sera remboursé de la différence, soit ce montant est insuffisant et il devra payer le solde.

3. Frais d’eau chaude

Pour connaitre le prix unitaire de l’Hl d’eau chaude, il faut diviser le montant total des frais d’eau chaude par le nombre d’Hl consommés dans l’immeuble.

6.803,11 € / 7559 Hl = 0,90 €

Dans cet exemple, le prix unitaire d’un Hl d’eau est donc de 0,90 €.

Le relevé annuel des instruments de mesure révèle que l’occupant a consommé 294 Hl d’eau chaude.

Le décompte de charges indique qu’il devra payer pour l’eau chaude :

294 Hl X 0,90 € = 264,6 €