Forfaits et provisions

En cas d’installations collectives, c’est le gestionnaire du logement qui réceptionne et paye les factures pour l’ensemble de l’immeuble. Il les répercute ensuite sur les occupants. Deux modalités de recouvrement de frais s’offrent aux gestionnaires de logement :

  • le paiement de provisions mensuelles : l’occupant reçoit obligatoirement un décompte de charges
  • le paiement d’un montant forfaitaire mensuel : le décompte de charges n’est pas obligatoire et, généralement, l’occupant n’en reçoit pas. Cette situation concerne essentiellement les locataires de petits immeubles à appartements.

La modalité de paiement (provisions ou forfaits) est clairement mentionnée dans le contrat de bail ou dans le règlement de copropriété.

Versement de provisions : décompte de charges obligatoire

Le paiement périodique de provisions correspond au versement d’avances sur les charges et frais réels. Le gestionnaire du logement est alors obligé de communiquer un décompte de charges à ses occupants et doit leur garantir l’accès aux pièces justificatives des dépenses réelles (factures, preuves de paiement, etc.).

Retard du décompte
Selon l’article 2277 du code civil, il est admis que le gestionnaire dispose d’un délai de 5 ans pour transmettre le décompte de charges (et récupérer les frais de charges). Il est donc important que l’occupant soit vigilant à bien recevoir son décompte annuellement, sous peine de devoir le payer plusieurs années après.

Dans certains cas, outre le décompte annuel, un décompte périodique (semestriel) peut être envoyé aux occupants. Ceci permet au gestionnaire du logement, d’effectuer son travail comptable de façon plus stricte et de l’étaler sur l’ensemble de l’année plutôt que de le concentrer sur une courte période. Les décomptes de charges périodiques concernent principalement les copropriétés. Ils sont établis par le syndic et envoyés aux propriétaires des logements de l’immeuble qui répercutent, le cas échéant, les frais auprès des locataires.

Obligation de garantir l’accès aux justificatifs des dépenses :
Selon l’article 1728ter du code civil, le gestionnaire du logement a l’obligation de fournir à l’occupant un décompte de charges accompagné de l’ensemble des documents justificatifs (factures d’eau, factures d’énergie, preuves de paiement de ces factures, etc.). Dans les faits, le gestionnaire de logement fournit rarement ces documents d’initiative, mais l’occupant a le droit de lui en réclamer l’accès (le cas échéant d’en demander des copies).

Paiement d’un montant forfaitaire : pas de décompte de charges obligatoire

Contrairement aux provisions, les forfaits ne correspondent pas aux charges réelles, ni aux frais de consommations réels. Il s’agit d’une somme fixée à l’avance que l’occupant est tenu de verser.

Pas d’obligation de fournir un décompte dans le cadre de forfaits :
Dans le cas de forfaits, le gestionnaire du logement n’est pas tenu de fournir à l’occupant un décompte de charges.

Le paiement d’un montant forfaitaire par le(s) occupant(s) allège le travail administratif du gestionnaire du logement puisqu’il n’a aucune obligation d’établir un décompte de charges.

Il peut toutefois choisir d’en transmettre un aux occupants. Cette information est alors purement indicative et n’implique aucun transfert d’argent (remboursement ou paiement du solde) entre occupant et gestionnaire.

Les forfaits impliquent donc une prise de risque pour les parties :

  • pour le gestionnaire, si les forfaits ne couvrent pas le montant total de la facture d’eau et/ou d’énergie, la différence est à sa charge
  • pour l’occupant, si les forfaits sont supérieurs à la facture d’eau et/ou d’énergie, il ne sera pas remboursé de la différence

Toutefois, le montant forfaitaire réclamé par le gestionnaire de logement doit rester proportionnel aux consommations réelles et aux coûts réels. Si le locataire estime que le forfait est disproportionné :

  • il peut demander la révision du montant forfaitaire
  • il peut demander l’abandon du système de paiement forfaitaire et l’adoption d’une modalité de paiement par provisions (versement d’avances sur les charges réelles justifiées par un décompte de charges)

Ces ajustements peuvent être faits :

  • Soit en trouvant un accord à l’amiable avec le gestionnaire du logement ; le cas échéant en recourant à la médiation locale
  • Soit, en cas de désaccord persistant, en portant l’affaire devant le juge de paix.

Notons que les Sociétés Immobilières de Service Public (SISP) ont l’interdiction de réclamer le paiement d’un montant forfaitaire. En effet, les redevances et les charges locatives doivent obligatoirement correspondre à des frais réels.

Provisions, mode de paiement privilégié
Dans les logements privés (propriété unique, copropriété), le paiement par provisions est vivement encouragé afin d’éviter de potentiels litiges.