Forfaits et provisions
Mis à jour le : 08/01/2025
En cas d’installations collectives, c’est le gestionnaire du logement qui réceptionne et paye les factures pour l’ensemble de l’immeuble. Il les répercute ensuite sur les occupants. Deux modalités de recouvrement de frais s’offrent aux gestionnaires de logement :
- le paiement de provisions périodiques (généralement mensuelles) : l’occupant reçoit obligatoirement un décompte de charges
- le paiement d’un montant forfaitaire mensuel : le décompte de charges n’est pas obligatoire et, généralement, l’occupant n’en reçoit pas. Cette situation concerne essentiellement les locataires de petits immeubles à appartements.
La modalité de paiement et de calcul des charges (provisions ou forfaits) doit être clairement mentionnée dans les communications précontractuelles (annonce, etc) ainsi que dans le contrat de bail[1].
La loi[2] précise que la règle est le calcul des charges sur la base des frais réels (c’est-à-dire avec décompte de charges et paiement de provisions) sauf si le bail précise explicitement qu’il s’agit d’un forfait.
Le Code du Logement[3] permet aux parties (locataires et propriétaires) de demander à tout moment au Juge la révision des frais et charges forfaitaires ou leur conversion en frais et charges réels. Le Juge statue notamment sur la base de l’évolution des dépenses réelles. Il impose la conversion si elle est possible.
[1] Articles 217 et 218 du Code bruxellois du logement.
[2] Auparavant, l’article 1728 ter du Code civil (pour les baux signés avant le 01/11/2024) et actuellement, l’article 224/3, §1er du Code bruxellois du Logement.
[3] Article 224/3 § 1er al. 2 du Code bruxellois du logement.
Les Sociétés Immobilières de Service Public (SISP – logements sociaux) ont l’interdiction de réclamer le paiement d’un montant forfaitaire. En effet, les redevances et les charges locatives doivent obligatoirement correspondre à des frais réels[1].
[1] Pour les spécificités relatives aux charges dans le logement social, se référer aux articles 15 à 20 de l’Arrêté de la Région de Bruxelles-Capitale du 26/09/1996 organisant la location des habitations gérées par la Société du Logement de la Région bruxelloise ou par les sociétés immobilières de service public.
Versement de provisions : décompte de charges obligatoire
Le paiement périodique de provisions correspond au versement d’avances sur les charges et frais réels. Le gestionnaire du logement est alors obligé de communiquer un décompte de charges à ses occupants et doit leur garantir l’accès aux pièces justificatives des dépenses réelles (factures, preuves de paiement, etc.).
Une modification récente du Code bruxellois du Logement prévoit que le gestionnaire du logement doit établir, à chaque date anniversaire de l’entrée en vigueur du bail, un décompte distinct des charges de l’année écoulée. Il le communique au locataire dans les 12 mois qui suivent[1]. Cette disposition est d’application pour les contrats de bail conclus ou renouvelés après le 01/11/2024.
Pour les baux conclus avant le 01/11/2024, il convient de se référer au contrat de bail, qui précise souvent à quelle fréquence un décompte est établi.
[1] Nouvel article 224/3 du Code bruxellois du logement. Attention, ceci s’impose uniquement aux baux conclus ou renouvelés après le 01/11/2024.
Dans certains cas, outre le décompte annuel, un décompte périodique (semestriel) peut être envoyé aux occupants. Ceci permet au gestionnaire du logement, d’effectuer son travail comptable de façon plus stricte et de l’étaler sur l’ensemble de l’année plutôt que de le concentrer sur une courte période. Les décomptes de charges périodiques concernent principalement les copropriétés. Ils sont établis par le syndic et envoyés aux propriétaires des logements de l’immeuble qui répercutent, le cas échéant, les frais auprès des locataires.
Obligation de garantir l’accès aux justificatifs des dépenses :
Le gestionnaire du logement a l’obligation de fournir à l’occupant un décompte de charges accompagné de l’ensemble des documents justificatifs (factures d’eau, factures d’énergie, preuves de paiement de ces factures, etc.)[1].
Dans le cas d’un immeuble à appartements multiples dont la gestion est assurée par une même personne, l’obligation est remplie dès lors que le gestionnaire de logement fait parvenir au locataire un relevé des frais et charges, et que la possibilité est offerte de consulter les documents sans frais. Une mention renseignant cette possibilité doit apparaître explicitement sur chaque élément de facturation communiqué au locataire.
Dans les faits, le gestionnaire de logement fournit rarement ces documents spontanément, mais l’occupant a le droit de lui en réclamer l’accès (le cas échéant d’en demander des copies).
[1] Base légale : article 1728ter de l’ancien Code civil (pour les baux conclus avant le 01/11/2024) ou article 224/3, §1er du Code bruxellois du logement (pour les baux conclus ou renouvelés après le 01/11/2024).
Paiement d’un montant forfaitaire : pas de décompte de charges obligatoire
Contrairement aux provisions, les forfaits ne correspondent pas aux charges réelles, ni aux frais de consommations réels. Il s’agit d’une somme fixée à l’avance que l’occupant est tenu de verser.
Pas d’obligation de fournir un décompte dans le cadre de forfaits :
Dans le cas de forfaits, le gestionnaire du logement n’est pas tenu de fournir à l’occupant un décompte de charges.
Le paiement d’un montant forfaitaire par le(s) occupant(s) allège le travail administratif du gestionnaire du logement puisqu’il n’a aucune obligation d’établir un décompte de charges.
Il peut toutefois choisir d’en transmettre un aux occupants. Cette information est alors purement indicative et n’implique aucun transfert d’argent (remboursement ou paiement du solde) entre occupant et gestionnaire.
Les forfaits impliquent donc une prise de risque pour les parties :
- pour le gestionnaire, si les forfaits ne couvrent pas les montants totaux des frais exposés par le gestionnaire du logement, la différence est à sa charge
- pour l’occupant, si les forfaits sont supérieurs aux frais exposés par le gestionnaire du logement, il ne sera pas remboursé de la différence.
Toutefois, le montant forfaitaire réclamé par le gestionnaire de logement doit rester proportionnel aux consommations réelles et aux coûts réels. Si le locataire estime que le forfait est disproportionné :
- il peut demander la révision du montant forfaitaire
- il peut demander l’abandon du système de paiement forfaitaire et l’adoption d’une modalité de paiement par provisions (versement d’avances sur les charges réelles justifiées par un décompte de charges)
Ces ajustements peuvent être faits :
- Soit en trouvant un accord à l’amiable avec le gestionnaire du logement ; le cas échéant en recourant à la médiation locale
- Soit, en cas de désaccord persistant, en portant l’affaire devant le juge de paix.
Le Code du Logement[1] permet aux parties (locataires et propriétaires) de demander à tout moment au Juge la révision des frais et charges forfaitaires ou leur conversion en frais et charges réels. Le Juge statue notamment sur la base de l’évolution des dépenses réelles. Il impose la conversion si elle est possible.
[1] Article 224/3 § 1er al. 2 du Code bruxellois du logement.
Notons que les Sociétés Immobilières de Service Public (SISP) ont l’interdiction de réclamer le paiement d’un montant forfaitaire. En effet, les redevances et les charges locatives doivent obligatoirement correspondre à des frais réels.
Provisions, mode de paiement privilégié
Dans les logements privés (propriété unique, copropriété), le paiement par provisions est vivement encouragé afin d’éviter de potentiels litiges.