Forfaits en voorschotten
Mis à jour le : 22/09/2016
In het geval van collectieve installaties ontvangt en betaalt de beheerder van het gebouw de facturen voor het volledige gebouw. Hij rekent die daarna door aan de bewoners. De beheerders kunnen de kosten op twee manieren recupereren:
- via de betaling van maandelijkse voorschotten: de bewoners ontvangen verplicht een kostenafrekening
- via de betaling van een maandelijks forfaitair bedrag: in dit geval is een kostenafrekening niet verplicht en gewoonlijk ontvangen de bewoners er ook geen. Deze situatie doet zich hoofdzakelijk voor bij huurders van kleine flatgebouwen.
De betalingswijze (voorschotten of forfaits) wordt duidelijk vermeld in het huurcontract of in het reglement van de mede-eigenaars.
Betaling via voorschotten: kostenafrekening verplicht
De periodieke betaling van voorschotten is een storting van een voorschot op de reële kosten. De beheerder van het gebouw is in dat geval verplicht om een kostenafrekening over te maken aan de bewoners en moet hen toegang geven tot de stukken die de reële onkosten kunnen bewijzen (facturen, betalingsbewijzen, enz.)
Laattijdigheid van de afrekening
Wettelijk gezien beschikt de beheerder over een termijn van 5 jaar om de kostenafrekening over te maken (en zo de onkosten te recupereren). Het is dus belangrijk dat de bewoner goed in de gaten houdt dat hij zijn kostenafrekening jaarlijks ontvangt. Anders loopt hij het risico dat hij de kosten meerdere jaren later moet betalen.
In bepaalde gevallen kan er, naast de jaarlijkse afrekening, ook een periodieke (semestriële) afrekening naar de bewoners worden gestuurd. Op die manier kan de beheerder van het gebouw zijn boekhoudkundige werk strikter uitvoeren en het over het volledige jaar spreiden, in plaats van het in een korte periode te concentreren. Dergelijke periodieke kostenafrekeningen worden vooral gebruikt in situaties van mede-eigendom. Ze worden opgesteld door de syndicus en naar de eigenaars van de wooneenheden van het gebouw gestuurd, die de kosten in voorkomend geval doorrekenen aan de huurders.
Verplichting om toegang te geven tot de stukken die de onkosten kunnen bewijzen:
Volgens artikel 1728ter van het burgerlijk wetboek is de beheerder van het gebouw verplicht om de bewoners een kostenafrekening te bezorgen waarbij alle documenten worden gevoegd die deze kosten kunnen bewijzen (waterfacturen, energiefacturen, betalingsbewijzen van deze facturen, enz.) In werkelijkheid bezorgt de beheerder van het gebouw deze documenten maar zelden op eigen initiatief, maar de bewoner heeft het recht om inzage erin te eisen (in voorkomend geval kopieën ervan te vragen). Als dit tot problemen leidt, is het aan te raden om te proberen tot een minnelijke schikking te komen alvorens verdere stappen te ondernemen: ingebrekestelling of zelfs een procedure voor het vredegerecht.
Betaling van een forfaitair bedrag: geen kostenafrekening verplicht
In tegenstelling tot de voorschotten, komen de forfaits niet overeen met de reële lasten of met de reële verbruikskosten. Het betreft hier een vooraf vastgelegd bedrag dat de bewoner moet storten.
Geen verplichting om een afrekening te bezorgen wanneer er met forfaits wordt gewerkt:
Wanneer er met forfaits wordt gewerkt, moet de beheerder van het gebouw geen kostenafrekening bezorgen aan de bewoners.
De betaling van een forfaitair bedrag door de bewoner(s) verlicht het administratieve werk van de beheerder van het gebouw omdat hij niet is verplicht om een kostenafrekening op te stellen.
Hij kan er echter toch voor kiezen om de bewoners een afrekening te bezorgen. Deze informatie is in dat geval louter indicatief en houdt geen enkele overdracht van geld (terugbetaling of betaling van een saldo) tussen de bewoner en de beheerder in.
De forfaits houden dus een risico in voor de betrokken partijen:
- voor de beheerder: als de forfaits niet het volledige bedrag van de water- en/of energiefactuur dekken, dan moet hij het verschil betalen
- voor de bewoner: als de forfaits hoger zijn dan het bedrag van de water- en/of energiefactuur, dan zal hij het teveel niet terugkrijgen
Het door de beheerder van het gebouw gevraagde forfaitaire bedrag moet echter wel in verhouding zijn met het reële verbruik en de reële kosten. Als de huurder meent dat het forfait buiten proportie is:
- kan hij een herziening van het forfaitaire bedrag vragen
- kan hij vragen dat wordt afgestapt van het systeem van betaling van forfaits en dat wordt overgestapt naar een betaling van voorschotten (storting van voorschotten op de reële lasten gerechtvaardigd door een kostenafrekening).
Deze aanpassingen kunnen op twee mogelijke manieren gebeuren:
- Ofwel wordt er een minnelijke schikking getroffen met de beheerder van het gebouw; in voorkomend geval via lokale bemiddeling
- Ofwel kan er niet tot een akkoord worden gekomen en wordt de zaak voor de vrederechter gebracht
We willen erop wijzen dat het verboden is voor Openbare Vastgoedmaatschappijen (OVM) om de betaling van een forfaitair bedrag te eisen. De te betalen bijdragen en huurlasten moeten verplicht overeenkomen met reële kosten.
Voorschotten, te verkiezen betalingswijze
In privéwoningen (unieke eigendom, mede-eigendom) wordt de betaling via voorschotten ten stelligste aangeraden om mogelijke geschillen te vermijden.