Forfaits en voorschotten
Mis à jour le : 14/11/2024
In geval van collectieve installaties ontvangt en betaalt de beheerder van het gebouw de facturen voor het hele gebouw. De beheerder berekent ze daarna door aan de bewoners.
Beheerders van gebouwen kunnen de kosten op twee manieren recupereren:
- via de betaling van periodieke voorschotten (meestal op maandelijkse basis): de bewoners ontvangen verplicht een kostenafrekening;
- via de betaling van een maandelijks forfaitair bedrag: een kostenafrekening is niet verplicht en gewoonlijk ontvangen de bewoners er ook geen. Deze situatie doet zich vooral voor bij huurders van kleine appartementsgebouwen.
De wijze van betaling en berekening van de kosten (voorschotten of forfaits) wordt duidelijk vermeld in de precontractuele communicatie (advertentie, enz.) en in het huurcontract.[1].
De wet[2] preciseert dat de kosten in de regel worden berekend op basis van de werkelijke kosten (dus met kostenafrekening en betaling van voorschotten), tenzij in het huurcontract uitdrukkelijk vermeld staat dat het om een forfait gaat.
De Brusselse Huisvestingscode[3] biedt de partijen (huurders en verhuurders) de mogelijkheid om te allen tijde aan de rechter de herziening van de forfaitaire kosten en lasten of de omzetting ervan in werkelijke kosten en lasten te vragen. De rechter doet met name uitspraak op grond van de ontwikkeling van de werkelijke uitgaven. De rechter beslist tot de omzetting als dat mogelijk is.
De Openbare Vastgoedmaatschappijen (OVM – sociale woningen) mogen geen betaling van een forfaitair bedrag eisen. De bijdragen en huurlasten dienen verplicht overeen te komen met de werkelijke kosten[4].
Betaling van voorschotten: kostenafrekening verplicht
De periodieke betaling van voorschotten houdt in dat er voorschotten op de werkelijke kosten en lasten worden gestort. De beheerder van het gebouw is in dat geval verplicht om een kostenafrekening over te maken aan de bewoners en moet hen toegang geven tot de documenten die de werkelijke kosten bewijzen (facturen, betalingsbewijzen, enz.).
Een recente wijziging van de Brusselse Huisvestingscode bepaalt dat de beheerder van het gebouw op elke verjaardag van de inwerkingtreding van het huurcontract een afzonderlijke kostenafrekening van het afgelopen jaar moet opstellen. De beheerder bezorgt deze kostenafrekening aan de huurder binnen de twaalf daaropvolgende maanden[5]. Deze bepaling is van toepassing op huurcontracten die na 1 november 2024 afgesloten of verlengd zijn.
Voor huurcontracten die vóór 1 november 2024 afgesloten zijn, is het raadzaam om het huurcontract te raadplegen. Daarin staat meestal hoe vaak een kostenafrekening wordt opgesteld.
In bepaalde gevallen kan er, naast de jaarlijkse kostenafrekening, ook een periodieke (halfjaarlijkse) afrekening naar de bewoners worden gestuurd. Op die manier kan de beheerder van het gebouw zijn boekhoudkundige werk nauwkeuriger uitvoeren en het over het volledige jaar spreiden in plaats van het in een korte periode te concentreren. Dergelijke periodieke kostenafrekeningen zijn vooral van toepassing in situaties van mede-eigendom. De afrekeningen worden opgesteld door de syndicus en naar de eigenaars van de woningen in het gebouw verstuurd, die de kosten in voorkomend geval doorrekenen aan de huurders.
Verplichting om toegang te geven tot de bewijsstukken van de kosten:
De beheerder van het gebouw is verplicht om de bewoners een kostenafrekening te bezorgen, samen met alle documenten die deze kosten bewijzen (waterfacturen, energiefacturen, betalingsbewijzen van deze facturen, enz.)[6].
Als een gebouw met meerdere appartementen door dezelfde persoon wordt beheerd, is aan de verplichting voldaan wanneer de beheerder van het gebouw de huurders een overzicht van de kosten en lasten bezorgt en zij de documenten gratis kunnen raadplegen. Deze mogelijkheid moet uitdrukkelijk vermeld staan op alle facturen die naar de huurders worden verstuurd.
In werkelijkheid bezorgt de beheerder van het gebouw deze documenten zelden op eigen initiatief, maar de bewoners hebben het recht om inzage erin te eisen (en indien nodig kopieën ervan te vragen).
Betaling van een forfaitair bedrag: geen kostenafrekening verplicht
In tegenstelling tot de voorschotten komen de forfaits niet overeen met de werkelijke lasten of de werkelijke verbruikskosten. Het gaat hier om een vooraf vastgelegd bedrag dat de bewoner moet storten.
Geen verplichting om een kostenafrekening te bezorgen wanneer er met forfaits wordt gewerkt:
Wanneer er met forfaits wordt gewerkt, is de beheerder van het gebouw niet verplicht om de bewoners een kostenafrekening te bezorgen.
De betaling van een forfaitair bedrag door de bewoners verlicht de administratie voor de beheerder van het gebouw, aangezien die geen kostenafrekening hoeft op te stellen.
De beheerder kan er echter toch voor kiezen om de bewoners een afrekening te bezorgen. Deze informatie is dan louter indicatief en houdt geen enkele overdracht van geld (terugbetaling of betaling van een saldo) tussen de bewoner en de beheerder in.
De forfaits houden dus een risico in voor de betrokken partijen:
- voor de beheerder: als de forfaits niet het volledige bedrag van de water- en/of energiefactuur dekken, dan is het verschil voor rekening van de beheerder;
- voor de bewoner: als de forfaits groter zijn dan het bedrag van de water- en/of energiefactuur, dan krijgt de bewoner het verschil niet terugbetaald.
Het door de beheerder van het gebouw gevraagde forfaitaire bedrag moet wel in verhouding zijn met het werkelijke verbruik en de werkelijke kosten. Als de huurder vindt dat het forfait buiten proportie is:
- kan de huurder een herziening van het forfaitaire bedrag vragen;
- kan de huurder vragen dat wordt afgestapt van het systeem van de betaling van forfaits en dat wordt overgestapt op de betaling van voorschotten (storting van voorschotten op de werkelijke lasten gerechtvaardigd door een kostenafrekening).
Deze aanpassingen kunnen op twee manieren worden doorgevoerd:
- Ofwel wordt een minnelijke schikking getroffen met de beheerder van het gebouw, eventueel via lokale bemiddeling.
- Ofwel komt men niet tot een akkoord en wordt de zaak voor de vrederechter gebracht.
De Brusselse Huisvestingscode[7] biedt de partijen (huurders en verhuurders) de mogelijkheid om te allen tijde aan de rechter de herziening van de forfaitaire kosten en lasten of de omzetting ervan in werkelijke kosten en lasten te vragen. De rechter doet met name uitspraak op grond van de ontwikkeling van de werkelijke uitgaven. De rechter beslist tot de omzetting als dat mogelijk is.
We willen erop wijzen dat de Openbare Vastgoedmaatschappijen (OVM – sociale woningen) geen betaling van een forfaitair bedrag mogen eisen. De bijdragen en huurlasten dienen verplicht overeen te komen met de werkelijke kosten[8].
Voorschotten: de betalingswijze die de voorkeur geniet
Bij privéwoningen (unieke eigendom of mede-eigendom) wordt de betaling via voorschotten ten zeerste aangeraden om mogelijke geschillen te vermijden.
[1] Artikelen 217 en 2018 van de Brusselse Huisvestingscode.
[2] Vroeger artikel 1728 ter van het Burgerlijk Wetboek (voor huurcontracten die vóór 1 november 2024 afgesloten zijn) en momenteel artikel 224/3, §1 van de Brusselse Huisvestingscode.
[3] Artikel 224/3, §1, tweede lid van de Brusselse Huisvestingscode.
[4] Voor meer informatie over de lasten bij sociale woningen verwijzen we naar artikelen 15 tot 20 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 26 september 1996 houdende de regeling van de verhuur van de woningen beheerd door de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij of door de openbare vastgoedmaatschappijen.
[5] Nieuw artikel 224/3 van de Brusselse Huisvestingscode.
Opgelet: dit geldt alleen voor huurcontracten die na 1 november 2024 afgesloten of verlengd zijn.
[6] Wettelijke basis: artikel 1728ter van het oude Burgerlijk Wetboek (voor huurcontracten die vóór 1 november 2024 afgesloten zijn) of artikel 224/3, §1 van de Brusselse Huisvestingscode (voor huurcontracten die na 1 november 2024 afgesloten of verlengd zijn).
[7] Artikel 224/3, §1, tweede lid van de Brusselse Huisvestingscode.
[8] Artikel 17 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 26 september 1996 houdende de regeling van de verhuur van de woningen beheerd door de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij of door de openbare vastgoedmaatschappijen.